Do przetwarzania danych osobowych, a zatem również ich niszczenia – nie można w żadnym wypadku podchodzić lekceważąco. Złe zarządzanie dokumentacją, może bowiem wiązać się z pewnymi karami. Jakie konsekwencje grożą, jeśli niszczenie dokumentów nie zostanie prawidłowo przeprowadzone? Na to pytanie, postaramy się odpowiedzieć poniżej.

Nieodpowiednie niszczenie dokumentów – konsekwencje

Niszczenie dokumentów bez zastosowania się do zasad RODO, obarczone jest karami. Są to kary finansowe, których wysokość została z góry określona w obowiązujących przepisach. Kara za niewłaściwe niszczenie akt może wynosić do 10 milionów albo 2 procent obrotu. Naruszając przepisy RODO, trzeba się również liczyć z odpowiedzialnością w formie odszkodowania w wypadku pozwu, zaś karną w wypadku zawiadomienia złożonego do prokuratury czy dyscyplinarną – w wypadku braku zastosowania się do polityki wewnętrznej danej firmy.

Dlaczego niszczenie dokumentacji jest konieczne?

Okazuje się, iż zniszczenie dokumentów jest znacznie tańsze, aniżeli ich przechowywanie i gromadzenia. Takie zniszczone akta można ponownie przetwarzać na papier. Dzięki temu możliwe jest zaoszczędzenie energii i lasów.

Jak zniszczyć dokumenty we właściwy sposób?

RODO nie określa konkretnych sposobów na niszczenie dokumentacji. Wymaga tylko, żeby proces został przeprowadzony przy zachowaniu wszelakich środków ostrożności. W efekcie nie może być późniejszej możliwości odczytania danych przez kogokolwiek. Dopuszczalne jest zatem:

• samodzielne niszczenie akt – na takie działanie decydują się przed wszystkim małe przedsiębiorstwa,
• niszczenie akt z pomocą profesjonalnej firmy – z takich usług korzystają duże firmy, gdzie przetwarzanie często dziesiątek tysięcy danych bez wsparcia udzielanego przez specjalistów mogłoby być niewykonalne. Możliwe jest stacjonarne (w siedzibie firmy zajmującej się utylizacją) albo mobilne niszczenie dokumentów (na miejscu w firmie, która takiej usługi potrzebuje).

Na podstawie: https://www.ekoakta.pl/