Czy zastanawialiście się kiedykolwiek, jak mają się aktualne przepisy dotyczące RODO, a niszczenie dokumentów? Z tym pytaniem boryka się bardzo wielu przedsiębiorców, którzy co jakiś czas muszą wykonać niszczenie dokumentów. Przyjrzyjmy się więc wspólnie, jak mają się przepisy dotyczące RODO w stosunku do niszczenia tak zwanej wrażliwej dokumentacji, obejmującej między innymi dane osobowe.
Jak właściwie wykonać niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe?
Jeżeli chodzi o niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe, to musimy tego dokonać w taki sposób, aby:
- nie można było odczytać absolutnie żadnych danych
- w taki sposób, by nikt niepowołany nie mógł ich odczytać
Można tego dokonać na wiele sposobów, na przykład zlecając odpowiedniej firmie, posiadającej właściwe certyfikaty, niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe. Pamiętajmy, że prawidłowo wykonane niszczenie akt zgodnie z rodo, pozwala na uniknięcie wielu przykrych konsekwencji, takich jak, chociażby ogromne kary finansowe, czy też utrata reputacji.
Czy niszczenie dokumentów to konieczność?
Często tak – zwłaszcza gdy, dokumenty mają być wykorzystane tylko i wyłącznie do wykonania danej czynności. Po jej wykonaniu powinniśmy niezwłocznie dokonać ich zniszczenia. W przeciwnym razie w przypadku jakiejkolwiek kontroli lub co gorsza, gdy dane osobowe wypłyną, to niestety, ale musimy liczyć się z różnego rodzaju konsekwencjami prawnymi. Z tego względu, jeżeli chodzi o niszczenie dokumentów RODO, to nie jest to fanaberia, a po pierwsze obowiązek, po drugie jest to swoista dla nas ochrona.
Czy możemy samodzielnie dokonać niszczenia wrażliwej dokumentacji?
Teoretycznie tak, pamiętajmy jednak, że w niektórych przypadkach, tak jak jest to w przypadku na przykład instytucji państwowych, gdzie konieczne jest sporządzenie odpowiednich protokołów zniszczeń, w których często okazuje się, że konieczne jest do tego zatrudnienie odpowiedniej firmy, gdyż na przykład nie posiadamy odpowiednich urządzeń przeznaczonych do niszczenia dokumentacji zawierającej dane osobowe.
Podsumowanie
Zniszczenie dokumentacji zwierającej dane poufne, często jest bardziej skomplikowane, niż mogłoby się to wydawać. Dlatego też nie warto samemu tego dokonywać, zwłaszcza jeżeli nie mamy ani odpowiedniej wiedzy, ani też sprzętu. W przeciwnym razie narażamy się na złamanie przepisów RODO, a to może okazać się bardzo nieprzyjemne w skutkach- w niektórych przypadkach kary za naruszenie RODO wyniosły kilka milionów złotych, a więc ogromną sumę.