Świadomość związana z ochroną danych osobowych jest z roku na rok coraz większa. Okazuje się, że także coraz więcej firm zastanawia się nad tym jak powinno przebiegać niszczenie dokumentów, by działo się to w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Istotną kwestią okazało się rozporządzenie RODO, które podjęło kompleksowo temat ochrony danych osobowych. W związku z tym pojawia się pytanie o to jak wygląda niszczenie akt zgodnie z RODO.
Operacje na dokumentach z danymi osobowymi
RODO obejmuje te działania, które dotyczą danych osobowych i ich przetwarzania i tutaj właśnie należy wskazać na jedną istotną kwestię, a mianowicie fakt, że niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe także będzie oznaczało ich przetwarzanie. Dlatego niszczenie dokumentów musi być realizowane w warunkach, które dokładnie określa RODO.
Problem z niszczeniem dokumentów w największych firmach
W przypadku największych firm może się okazać, że niszczenie dokumentów z danymi osobowymi okaże się kłopotliwe. Takie firmy bardzo często przetwarzaj bardzo dużą ilość danych i gromadzone dokumenty są tam liczne. Natomiast niszczenie dokumentów RODO musi przebiegać w ściśle określony sposób, tak by chronić dane osobowe w dokumentach gromadzone. W tej sytuacji może się okazać, że gdy w grę wchodzi niszczenie danych osobowych w dokumentach warto będzie sięgnąć po pomoc zewnętrznych firm, które obsługują takie zlecenia.
Jak wybrać firmę do obsługi niszczenia dokumentów?
Zlecając niszczenie dokumentów zewnętrznej firmie warto będzie wybrać wykonawcę, który postara się o realizację takich usług w profesjonalny sposób. Zwracać należy uwagę na takie kwestie jak między innymi:
- dostęp do urządzeń odpowiadających za niszczenie danych,
- certyfikaty potwierdzające jakość świadczonych usług,
- zgodność działań z normami DIN 66399,
- czy firma podejmuje działania związane z utylizacją zniszczonych dokumentów,
- posiadanie uprawnień pracowników do pracy z danymi osobowymi.
Zwracając uwagę na takie kwestie będzie można oczekiwać, że wybrana firma w pełni profesjonalnie podejście do tematu ochrony danych osobowych i niszczenie dokumentów zrealizowane będzie w zgodzie z przepisami RODO i z odpowiednią gwarancją bezpieczeństwa dla firmy zlecającej takie zadanie. Ostatecznie to taka firma, która jest zleceniodawcą jako administrator danych odpowiada za to jak dokumenty były niszczone. Dlatego wybór właściwej firmy, która będzie świadczyć tego typu usługi jest tak istotną kwestią i będzie miało wpływ na to, czy bezpieczeństwo danych zostanie zachowane.
Źródło: https://www.destroy.pl/