Przechowywanie dokumentów pracowniczych to pojęcie, które interesuje wiele firm. Faktem jest, że te akta trzeba przechowywać przez określony czas. Zazwyczaj obejmują one ważne informacje kadrowe, które są gromadzone na przestrzeni lat w każdej firmie. Jak długo trzeba przechowywać akta? O czym trzeba wiedzieć? Jakie kwestie są najważniejsze?

Przechowywanie dokumentów kadrowych

Pamiętajmy o tym, że przechowywanie akt jest bardzo ważne w każdej firmie. Od 2019 roku dokumentację pracowniczą przechowujemy przez okres 10 lat. Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji tak, aby zapewnić jej:

• poufność,
• kompletność,
• integralność,
• dostępność.

Odpowiednie warunki także są ważne. Nie mogą one grozić uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, jak i przez okres 10 lat, licząc od końca oku kalendarzowego, w którym rozwiązaliśmy umowę o pracę w pracownikiem. Pracodawca w każdym wypadku powinien postępować zgodnie z przepisami prawnymi.

Przechowywanie akt – o czym warto wiedzieć?

Przechowywanie dokumentów przewiduje dwa okresy, dla umów, które zawarte zostały przed 1 stycznia 2019 roku. Okres przechowywanie takiej dokumentacji ustala się na podstawie przepisów, które obowiązywały przed dniem wejścia w życie ustawy. Wtedy musimy stosować stare zasady przechowywania dokumentów. Stare zasady wskazują, że czas przechowywania to 50 lat. Jednak w stosunku do pracowników, zatrudnionych po 31 grudnia 1998 a przed 1 stycznia 2019, za których pracodawca składa raporty informacyjne do ZUS-u, okres przechowywania jest skrócony do 10 lat.

Ważne informacje

Warto zauważyć, że aktualnie przechowywanie akt obejmuje okres 10 lat. Ten czas jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano stosunek pracy. Co do dokumentacji pracowników, zatrudnionych przed 1 stycznia 2019, akta są przechowywane przez 50 lat (chyba, że złożono raport – wtedy 10 lat).

Przechowywanie akt jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Jakie dokumenty znajdują się w składzie akt osobowych?

Są to między innymi:

• oświadczenie i wypowiedzeniu/rozwiązaniu umowy o pracę,
• dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy,
• dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy,
• jak i kopia wydanego świadectwa pracy.

To ważne dokumenty, które trzeba starannie przechowywać. Jest to związane z przepisami prawnymi, które wskazują czas przechowywania i odpowiednie warunki. Przechowywanie i archiwizacja akt obejmuje aktualnie 10 lat. Pamiętajmy o tym, ze profesjonalne niszczenie możemy zlecić firmie Rhenus.