Rozwój technologiczny sprawił, że współcześnie można skorzystać z wielu różnorodnych udogodnień w prowadzeniu działalności i nie tylko. Tyczy się to również przechowywaniu dokumentów. W jaki sposób można to unowocześnić?

Czym jest digitalizacja akt?

Digitalizacja akt to nic innego jak skanowanie dokumentacji, dzięki której można będzie cieszyć się określoną umową w formie cyfrowej na komputerze. W ten sposób każdy przedsiębiorca szybko i skutecznie ma do niej dostęp bez konieczności wyszukiwania jej w aktach.

Taki proces poddawany jest przede wszystkim umowom, które sporządzane są w sposób ręczny. Wówczas skanowanie odzwierciedla ich faktyczny stan. Można dzięki temu szybko zlokalizować określoną umowę oraz przeczytać jej zawartość.

Dlaczego warto brać pod uwagę skanowanie dokumentacji?

Skanowanie dokumentacji jest sposobem przede wszystkim na to, aby można było cieszyć się określonymi dokumentami o każdej porze dnia oraz nocy. Specjalistyczny proces ich nazewnictwa sprawia, że można wyszukać je odpowiednimi hasłami.

Dodatkowo skanowanie i digitalizacja dokumentów zabezpiecza ich zawartość przed uszkodzeniem. Dzięki temu mogą one przetrwać określony przez urzędy czas. To właśnie podczas niego należy przechowywać określone dokumenty nawet przez kilka lat.

Usługi skanowania dokumentów – kto właściwie je wykonuje?

Usługi skanowania dokumentów są przeprowadzane przez zewnętrzne firmy. W ten sposób każdy przedsiębiorca może zagwarantować sobie odpowiednie warunki do organizacji najważniejszych umów oraz rozliczeń. Jednocześnie może oddać oryginały dokumentów do przechowania w zewnętrznych archiwach.

Takie umowy w formie cyfrowej mogą zostać okazane urzędom na ich specjalną prośbę. Odbywa się to przede wszystkim podczas kontroli. Pliki posiadają różne rozdzielczości, dzięki czemu działają na każdym nośniku danych. Warto wziąć pod uwagę takie udogodnienie. Sprawdzona firma to np. ProArchiv.